(目 的)

第1条 この規程は、一般社団法人文京区勤労者共済会(以下「共済会」という。)における個人情報に関する事務について基本原則を定めるとともに、区民等に対して自己に関する個人情報(以下「自己情報」という。)の開示、訂正等を求める権利を保障し、区民等の基本的人権を擁護することを目的とする。

(定 義)

第2条この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1)個人情報 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であり、かつ、特定の個人が識別され、又は識別され得るものであって、文書、図画、写真、フィルム、磁気テープ、磁気ディスク等に記録されたものをいう。

(2)区民等  共済会により個人情報が保管されている文京区民又は文京区民以外の者をいう。

(共済会等の責務)

第3条 共済会は、個人情報を収集し、保管し、又は利用するに当たっては、区民等の基本的人権を尊重するとともに、個人情報の保護を図るため必要な措置を講じなければならない。

2 個人情報を収集し、保管し、又は利用する共済会の職員は、職務上知り得た個人情報に係る秘密を他に漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。

(適正な収集)

第4条 共済会は、個人情報を収集するときは、その業務の目的の達成に必要な最小限の範囲内で、適法かつ公正な手段によって行わなければならない。

(収集禁止事項)

第5条 共済会は、思想、信条、宗教、人種、社会的差別の原因となる社会的身分及び犯罪に関する個人情報を収集してはならない。ただし、次の各号の一に該当する場合は、この限りでない。

(1)法令に定めがあるとき。

(2)共済会が正当な事業の執行に関し、その業務の目的の範囲内で収集することを特に必要であると認めたとき。

(収集の制限)

第6条 共済会は、個人情報を収集しようとするときは、収集の目的及び根拠を明らかにして、当該個人(以下「本人」という。)から直接これを収集しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、共済会は、次の各号の一に該当する場合においては、個人情報を本人以外のものから収集することができる。

(1)本人の同意があるとき。

(2)法令に定めがあるとき。

(3)出版、報道等によって公にされた個人情報を本人以外のものから収集するとき。

(4)個人の生命、健康又は財産に対する危険を避けるため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。

(5)前各号に掲げるもののほか、共済会が本人以外のものから収集することを特に必要であると認めたとき。

3 共済会は、前項の規定により個人情報を収集したときは、本人以外のものから収集した旨を本人に通知しなければならならい。ただし、前項第1号、第2号若しくは第3号の規定により個人情報を収集したとき又は共済会が特に通知する必要がないと認めたときは、この限りでない。

4 本人又は代理人から法令等に基づく申請行為その他これに類する行為により個人情報が収集されたときは、第1項の規定による収集がなされたものとする。

(業務の登録)

第7条 共済会は、個人情報に係る業務を新たに開始するときは、あらかじめ業務ごとに次に掲げる事項を個人情報業務登録簿に登録しなければならない。

(1)業務の名称

(2)業務の目的

(3)対象となる個人の範囲

(4)個人情報の項目

(5)個人情報保護管理責任者

(6)前各号に掲げるもののほか、業務の登録に必要な事項

2 共済会は、前項の規定により登録した業務を廃止し、又は変更するときは、当該登録を抹消し、又は修正しなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず、共済会は、緊急かつやむを得ないときは、業務を開始し、又は変更した日以降において、第1項の規定による登録又は前項の規定による登録の修正をすることができる。この場合において、共済会は、速やかに当該登録又は登録の修正をしなければならない。

4 共済会は、個人情報業務登録簿を閲覧に供しなければならない。

5 前項の個人情報業務登録は、個人情報業務登録票をつづったものとする。

(適正な管理)

8条 共済会は、個人情報の適正な管理を行うため、次に掲げる事項について、必要な措置を講ずるものとする。

(1)個人情報を正確かつ最新なものとすること。

(2)個人情報の管理が必要でなくなったときは、遅滞なく廃棄し、又は消去すること。

(3)個人情報の紛失、漏えい、改ざん、損傷その他の事故を防止すること。

(個人情報保護管理責任者の設置)

9条 個人情報の適正な管理及び安全保護を図るため、共済会に個人情報保護管理責任者を置くものとする。

2 個人情報保護責任者は、一般社団法人文京区勤労者共済会処務規程第2条第2項に規定する事務局長をもって充てる。

(受託者に対する措置)

第10条 共済会は、個人情報を取り扱う業務を外部のものに委託しようとするときは、委託する業務、取り扱う個人情報の内容等に応じ、次に掲げる事項を契約書等に明記するものとする。

(1)秘密保持に関すること。

(2)再委託の禁止又は制限に関すること。

(3)第三者への提供の禁止に関すること。

(4)委託目的以外の使用の禁止に関すること。

(5)複写及び複製の禁止又は制限に関すること。

(6)委託者の検査及び調査に応ずる義務に関すること。

(7)事故発生時における報告義務に関すること。

(8)前各号に掲げる事項に違反し、又は怠った場合の契約解除に関すること及び損害賠

償義務に関すること。

(9)前各号に掲げるもののほか、個人情報の保護に関し必要な事項

(適正な利用)

第11条 共済会は、収集した個人情報を業務の目的に即して、適正かつ合理的に利用しなければならない。

(目的外利用の制限)

12条 共済会は、第7条の規定により登録した個人情報に係る業務の目的の範囲を超えて当該個人情報の利用(以下「目的外利用」という。)をしようとするときは、本人の同意を得なければならない。

2 前項の規定にかかわらず、共済会は、次の各号の一に該当する場合においては、本人の同意を得ないで、目的外利用をすることができる。

(1)法令に定めがあるとき。

(2)個人の生命、健康又は財産に対する危険を避けるため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。

(3)前2号に掲げるもののほか、共済会が目的外利用をすることを特に必要であると認めたとき。

3 共済会は、前項の規定により目的外利用をしたときは、目的外利用をした旨を本人に通知しなければならない。ただし、前項第1号の規定により目的外利用をした場合又は共済会が特に通知する必要がないと認めたときは、この限りでない。

4 共済会は、第2項の規定により目的外利用をしたときは、別に定める事項を記録し、閲覧に供しなければならない。

(外部提供の制限)

第13条 共済会は、第7条の規定により登録した個人情報に係る業務の目的の範囲を超えて当該個人情報を共済会以外のものに提供(以下「外部提供」という。)をしようとするときは、本人の同意を得なければならない。

2 前項の規定にかかわらず、共済会は、次の各号の一に該当する場合においては、本人の同意を得ないで、外部提供をすることができる。

(1)法令に定めがあるとき。

(2)個人の生命、健康又は財産に対する危険を避けるため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。

(3)前2号に掲げるもののほか、共済会が外部提供をすることを特に必要であると認めたとき。

3 前条第3項及び第4項の規定は、前項の規定により外部提供をした場合について準用する。

4 共済会は、外部提供するときは、必要に応じて、次に掲げる事項を条件として付さなければならない。

(1)秘密の保持に関すること。

(2)外部提供の目的以外の使用の禁止に関すること。

(3)第三者への提供に関すること。

(4)複写及び複製の禁止に関すること。

(5)使用期間終了後の返還義務及び廃棄義務に関すること。

(6)事故発生時における報告義務に関すること。

(7)前各号に掲げるもののほか、個人情報の保護に関し必要な事項。

5 外部提供を受けたものが前項に規定する条件に違反したときは、共済会は、提供した個人情報の返還その他必要な措置を求めることができる。

(開示の請求等)

14条 会員は、共済会に対し、共済会が保管している自己情報の開示の請求(以下「開示の請求」という。)をすることができる。

2 共済会は、前項の規定による開示の請求があったときは、当該請求者に対し、当該請求者に係る自己情報を開示しなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、共済会は、第1項の請求に係る自己情報が次の各号の一に該当するときは、当該自己情報を開示しないことができる。

(1)法令の規定によって本人に開示しないこととされているもの

(2)個人の指導、判定、評価、医療記録等に関する情報で、本人に開示することが妥当でないと認められるもの

(3)調査、交渉、照会、争訟等に関するものであって、本人に開示することによって、共済会の適正な事業執行に著しい支障をもたらすおそれのあるもの

(4)前3号に掲げるもののほか、共済会が特に本人に開示しないことが適当であると認めたもの

4 共済会は、開示の請求に係る自己情報に、前項各号の一に該当にすることにより開示しないことができる自己情報とそれ以外の自己情報とが併せて記録されている場合において、開示しないことができる部分とそれ以外の部分とを容易に分離することができ、かつ、当該分離により開示の請求の趣旨が損なわれることがないと認めるときは、開示しないことができる部分を除いて、当該自己情報を開示するものとする。

(訂正の請求)

第15条 会員は、共済会が保管している自己情報について、事実に関する部分に誤り又は不正確な内容があると認めるときは、共済会に対し、当該自己情報の訂正の請求をすることができる。

(削除の請求)

第16条 会員は、共済会が第4条、第5条、第6条第1項及び第2項の規定に違反して自己情報を収集したと認めるときは、共済会に対し、当該自己情報の削除の請求をすることができる。

(利用等の中止の請求)

第17条 会員は、共済会が第12条第1項若しくは第2項の規定に違反して自己情報の目的外利用をしていると認めるとき又は第13条第1項若しくは第2項の規定に違反して自己情報の外部提供をしていると認めるときは、共済会に対し、当該自己情報の目的外利用又は外部提供の中止(以下「利用の中止」という。)の請求をすることができる。

(請求の方法)

第18条 第14条第1項の規定による開示の請求、第15条の規定による訂正の請求、第16条の規定による削除の請求又は前条の規定による利用の中止の請求をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した請求書を共済会に提出しなければならない。

(1)請求者の氏名及び住所

(2)請求に係る自己情報を特定するために必要な事項

(3)請求の内容及び理由

(4)前各号に掲げるもののほか、別に定める事項

2 前項の請求をしようとする者は、請求に当たり本人であることを明らかにしなければならない。

(請求に対する決定等)

第19条 共済会は、前条第1項に規定する請求書を受理したときは、開示の請求にあっては直ちに、訂正の請求、削除の請求又は利用の中止の請求にあっては請求書を受理した日の翌日から起算して20日以内に、当該請求に応じるか否かの決定(以下「可否の決定」という。)を行わなければならない。

2 共済会は、前項の決定を行ったときは、開示の請求にあっては直ちに、訂正の請求、削除の請求又は利用の中止の請求にあっては速やかに、当該決定の内容を記載した書面により当該請求者に対し通知しなければならない。

3 前項の場合において、共済会は、第1項の規定に基づき当該請求に応じないことと決定したとき(当該請求の一部について応じないことと決定したときを含む。)は、その理由を当該書面に記載しなければならない。

4 前項の場合において、共済会は、自己情報を開示しないことの決定を行った当該自己情報に記録されている情報が、期間の経過により第14条第3項各号に規定する開示しないことができる自己情報に該当しなくなることが明らかであるときは、その該当しなくなる時期を当該書面に記載しなければならない。

5 共済会は、第1項の規定にかかわらず、開示の請求に係る自己情報の検索又は可否の決定に日時を要する場合は、請求書を受理した日の翌日から起算して14日以内に可否の決定を行うことができる。この場合において、共済会は、速やかにその旨を書面により当該請求者に通知しなければならない。

6 共済会は、やむを得ない理由により、第1項で定める訂正の請求、削除の請求若しくは利用の中止の請求に係る期間又は前項の期間内に可否の決定を行えないときは、請求書を受理した日の翌日から起算して60日を限度として、その期間を延長することができる。この場合において、共済会は、速やかに延長する期間及び理由を記載した書面により当該請求者に通知しなければならない。

(決定後の手続等)

第20条 共済会は、前条第1項の規定により開示の請求、訂正の請求、削除の請求又は利用の中止の請求に応じることの決定を行ったときは、当該請求に応じなければならない。

2 自己情報の開示は、共済会が、書面により指定する日時及び場所において、当該請求に係る自己情報を閲覧若しくは視聴に供し、又は当該自己情報の写しを交付することによって行うものとする。この場合において、次の各号に掲げる自己情報の記録された媒体について当該各号に定める方法とする。

(1)文書、図画、写真・・・閲覧又は写しの交付

(2)電子計算組織上の磁気テープ、磁気ディスクその他これらに類するもの

   通常の事務処理の方法で出力されたものの閲覧又は写しの交付

(3)録音テープ、録画テープ、マイクロフィルムその他これに類するものの視聴

3 共済会は、開示の請求に係る自己情報を直接開示することにより、当該情報を汚損し、又は破損するおそれがあると認められるときその他相当の理由があるときは、当該情報に代えて、その写しにより開示することができる。

4 自己情報を閲覧し、又は視聴しようとする者は、当該自己情報を汚損し、又は破損することのないよう丁寧に取り扱わなければならない。

5 共済会は、前項の規定に違反し、又は違反するおそれがあると認められる者に対し、当該自己情報の閲覧又は視聴を中止させることができる。

6 共済会は、訂正の請求、削除の請求又は利用の中止の請求に応じる決定を行ったときは、速やかに、その旨を外部提供を受けているものに通知する等必要な措置をとらなければならない。

(苦情の処理)

第21条 共済会は、この規程による共済会の個人情報の取扱いに関する苦情について、迅速かつ適切に対応しなければならない。

(費用負担)

第22条 この規程に基づく自己情報の開示、訂正、削除及び利用の中止に係る費用は、無料とする。

2 この規程に基づき自己情報の写しの交付を受けようとする者は、当該情報の写しの作成及び送付に要する費用の負担は、文京区情報公開規程の例による。

(他の制度との調整)

第23条 他の法令の定める手続により、共済会に対して自己情報の開示、訂正、削除又は利用の中止その他これらに類する請求ができる場合には、それぞれの定めるところによる。

2 この規程は、共済会が管理する施設等において会員の利用に供することを目的とする図書、資料、刊行物等については適用しない。

(委 任)

第24条 この規程の施行に関し必要な事項は、会長が別に定める。

    付 則

(施行期日)

1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。ただし、次項の規定は、平成19年3月29日から施行する。

(事前準備)

2 この規程の規定による個人情報保護制度の円滑な実施を図るため、共済会は、業務の登録その他の必要な準備を行うことができる。

(経過措置)

3 この規程施行の際、共済会が現に行っている個人情報に係る登録については、第7条第1項中「個人情報に係る業務を新たに開始するときは、あらかじめ業務ごとに次に掲げる事項」とあるのは、「現に行っている個人情報に係る業務について、次の各号に掲げる事項」と読み替えて、同条の規定を適用する。

4 前項の規定により、共済会が業務の登録をする際、既に行った、又は現に行っている当該登録に係る個人情報の収集、保管及び利用については、この規程の規定により行った収集、保管及び利用とみなす。

   付 則(平成25年3月1日理事会決定)

 この規程は、平成25年4月1日から施行する