一般社団法人文京区勤労者共済会個人情報の保護に関する規程

 

（目　的）

第１条　この規程は、一般社団法人文京区勤労者共済会（以下「共済会」という。）における個人情報に関する事務について基本原則を定めるとともに、区民等の自己に関する情報（以下「自己情報」という。）の開示、訂正等を求める権利を保障するとともに、個人情報の有用性に配慮しつつ区民等の基本的人権を擁護し、個人の権利権益を保護することを目的とする。

（定　義）

第２条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。また、その他の用語の意義は、個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号。以下「法」という。）で使用する用語の例による。

（１）個人情報　　当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された事項）により特定の個人を識別することができるものをいう。

（２）区民等　　　文京区民又は地域活動団体の構成員、非営利活動団体者の構成員及び事業者の構成員をいう。

（３）個別会員等　一般財団法人文京区勤労者共済会会員規程第2条に規定する個別会員及び共済会により個人情報が保管されている区民等をいう。

（共済会の責務）

第３条　共済会は、個人情報を取得し、保管し、又は利用するに当たっては、法を遵守し、個別会員等の基本的人権を尊重するとともに、個人情報の保護を図るため必要な安全管理措置を講じなければならない。

２　個人情報を取得し、保管し、又は利用する共済会の職員は、職務上知り得た個人情報に係る秘密を他に漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。

（適正な取得）

第４条　共済会は、個人情報を取得するときは、その業務の目的の達成に必要な最小限の範囲内に限るものとし、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

（取得禁止事項）

第５条　共済会は、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等の要配慮個人情報を取得してはならない。ただし、次の各号の一に該当する場合は、この限りではない。

（１）法令に定めがあるとき。

（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（３）共済会が正当な事業の執行に関し、その業務の目的の範囲内で取得することを特に必要であると認めたとき。

（取得の制限）

第６条　共済会は、個人情報を取得しようとするときは、取得の目的及び根拠を明らかにして、当該個人（以下「本人」という。）から直接これを取得しなければならない。

２　前項の規定にかかわらず、共済会は、次の各号の一に該当する場合においては、個人情報を本人以外のものから取得することができる。

（１）本人の同意があるとき。

（２）法令に定めがあるとき。

（３）出版、報道等によって公にされた個人情報を本人以外のものから取得するとき。

（４）個人の生命、身体又は財産に対する危険を避けるため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。

（５）前各号に掲げるもののほか、共済会が本人以外のものから取得することを特に必要であると認めたとき。

３　共済会は、前項の規定により個人情報を取得したときは、本人以外のものから取得した旨を本人に通知しなければならならい。ただし、前項第１号、第２号若しくは第３号の規定により個人情報を取得したとき又は共済会が特に通知する必要がないと認めたときはこの限りでない。

４　本人又は代理人から法令等に基づく申請行為その他これに類する行為により個人情報を取得したときは、第１項の規定により取得されたものとする。

（業務の登録）

第7条　共済会は、個人情報に係る業務を行う場合には、業務ごとに次に掲げる事項を個人情報業務登録票に登録しなければならない。

（１）業務の名称

（２）業務の内容及び個人情報の利用目的

（３）対象となる個人の範囲

（４）個人情報の項目

（５）個人情報保護管理責任者

（６）前各号に掲げるもののほか、業務の登録に必要な事項

２　共済会は、前項の規定により登録した業務を廃止し、又は変更するときは、当該登録を抹消し、又は修正しなければならない。

３　前二項の規定にかかわらず、共済会は、緊急かつやむを得ないときは、業務を開始し、又は変更した日以降において、第１項の規定による登録又は前項の規定による登録の修正をすることができる。この場合において共済会は、速やかに当該登録又は登録の修正をしなければならない。

４　共済会は、個人情報業務登録票を閲覧に供しなければならない。

（適正な管理）

第8条　共済会は、個人情報の適正な管理を行うため、次に掲げる事項について、必要な措置を講ずるものとする。

（１）個人情報を正確かつ最新なものとすること。

（２）個人情報の管理が必要でなくなったときは、遅滞なく廃棄し、又は消去すること。

（３）個人情報の紛失、漏えい、改ざん、損傷その他の事故を防止すること。

（個人情報保護管理責任者の設置）

第9条　個人情報の適正な安全管理及び保護を図るため、共済会に個人情報保護管理責任者を置くものとする。

２　個人情報保護管理責任者は、一般社団法人文京区勤労者共済会処務規程第2条第2項に規定する事務局長をもって充てる。

（受託者に対する措置）

第10条　共済会は、個人情報を取り扱う業務の全部又は一部を委託する場合、受託者に対し、委託する業務、取り扱う個人情報の内容等に応じ、個人情報の安全管理を図るために必要な事項を契約書等に明記するなどの方法により指示するものとする。

（適正な利用）

第11条　共済会は、取得した個人情報を業務の目的に即して、適正かつ合理的に利用しなければならない。

（目的外利用の制限）

第12条　共済会は、第7条の規定により登録した個人情報に係る業務の目的の範囲を超えて当該個人情報の利用（以下「目的外利用」という。）をしようとするときは、本人の同意を得なければならない。

２　前項の規定にかかわらず、共済会は、次の各号の一に該当する場合においては、本人の同意を得ないで目的外利用をすることができる。

（１）法令に定めがあるとき。

（２）人の生命、身体又は財産に対する危険を避けるため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。

（３）前二号に掲げるもののほか、共済会が目的外利用をすることを特に必要であると認めたとき。

３　共済会は、前項の規定により目的外利用をしたときは、目的外利用をした旨を本人に通知しなければならない。ただし、前項第1号の規定により目的外利用をした場合又は共済会が特に通知する必要がないと認めたときは、この限りでない。

４　共済会は、第2項の規定により目的外利用をしたときは、別に定める事項を記録し、閲覧に供しなければならない。

（第三者提供の制限）

第13条　共済会は、第7条の規定により登録した個人情報に係る業務の利用目的（以下「利用目的」という。）の範囲を超えた当該個人情報の第三者への提供（以下「第三者提供」という。）をしようとするときは、本人の同意を得なければならない。

２　前項の規定にかかわらず、共済会は、次の各号の一に該当する場合においては、本人の同意を得ないで、第三者提供をすることができる。

（１）法令に定めがあるとき。

（２）人の生命、身体又は財産に対する危険を避けるため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。

（３）前二号に掲げるもののほか、共済会が第三者提供をすることを特に必要であると認めたとき。

３　前条第3項及び第4項の規定は、前項の規定により第三者提供をした場合について準用する。

４　共済会は、第三者提供するときは、必要に応じて、次に掲げる事項を条件として付さなければならない。

（１）秘密の保持に関すること。

（２）第三者提供の目的以外の使用の禁止に関すること。

（３）別の第三者への提供に関すること。

（４）複写及び複製の禁止に関すること。

（５）使用期間終了後の返還義務及び廃棄義務に関すること。

（６）事故発生時における報告義務に関すること。

（７）前各号に掲げるもののほか、個人情報の保護に関し必要な事項

５　第三者提供を受けたものが前項に規定する条件に違反したときは、共済会は、提供した個人情報の返還その他必要な措置を求めることができる。

６　共済会は、第2項の規定により第三者提供したときは、別に定める事項を記録し、閲覧に供しなければならない。

（開示の請求等）

第14条　個別会員等は、共済会に対し、共済会が保管している自己情報の開示の請求（以下「開示の請求」という。）をすることができる。

２　共済会は、前項の規定による開示の請求があったときは、当該請求者に対し、当該請求者に係る自己情報を開示しなければならない。

３　前項の規定にかかわらず、共済会は、第1項の請求に係る自己情報が次の各号の一に該当するときは、当該自己情報を開示しないことができる。

（１）法令の規定によって本人に開示しないこととされているもの

（２）個人の指導、判定、評価、医療記録等に関する情報で、本人に開示することが妥当でないと認められるもの

（３）調査、交渉、照会、争訟等に関するものであって、本人に開示することによって、共済会の適正な事業執行に著しい支障をもたらすおそれのあるもの

（４）前三号に掲げるもののほか、共済会が特に本人に開示しないことが適当であると認めたもの

４　共済会は、開示の請求に係る自己情報に、前項各号の一に該当にすることにより開示しないことができる自己情報とそれ以外の自己情報とが併せて記録されている場合において、開示しないことができる部分とそれ以外の部分とを容易に分離することができ、かつ、当該分離により開示の請求の趣旨が損なわれることがないと認めるときは、開示しないことができる部分を除いて、当該自己情報を開示するものとする。

（訂正の請求）

第１５条　個別会員等は、共済会が保管している自己情報について、事実に関する部分に誤り又は不正確な内容があると認めるときは、共済会に対し、当該自己情報の訂正の請求をすることができる。

（削除の請求）

第１６条　個別会員等は、共済会が第４条、第５条、第６条第１項及び第２項の規定に違反して自己情報を取得したと認めるときは、共済会に対し、当該自己情報の削除の請求をすることができる。

（目的外利用及び第三者提供の中止の請求）

第１７条　個別会員等は、共済会が第１２条第１項若しくは第２項の規定に違反して自己情報の目的外利用をしていると認めるとき又は第１３条第１項若しくは第２項の規定に違反して自己情報の第三者提供をしていると認めるときは、共済会に対し、当該自己情報の目的外利用又は第三者提供の中止（以下「利用等の中止」という。）の請求をすることができる。

（請求の方法）

第１８条　第１４条第１項の規定による開示の請求、第１５条の規定による訂正の請求、第１６条の規定による削除の請求又は前条の規定による利用等の中止の請求をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した請求書を共済会に提出しなければならない。

（１）請求者の氏名及び住所

（２）請求に係る自己情報を特定するために必要な事項

（３）請求の内容及び理由

（４）前各号に掲げるもののほか、別に定める事項

２　前項の請求をしようとする者は、請求に当たり本人であることを明らかにしなければならない。

（請求に対する決定等）

第１９条　共済会は、前条第１項に規定する請求書を受理したときは、当該請求に応じるか否かを速やかに決定しなければならない。

２　共済会は、開示等の請求にあっては法第８３条第１項及び第２項並びに法第８４条に規定する各期間内、訂正等の請求にあっては法第９４条第１項及び第２項並びに法第９５条に規定する各期間内及び利用停止等の請求にあっては法第１０２条第１項及び第２項並びに法第１０３条に規定する各期間内において、当該請求者に対し、速やかに各請求に対する決定及び当該決定の内容を記載した書面等による通知を行うよう努めなければならない。

３　前項の場合において、共済会は、第１項の規定に基づき当該請求に応じないことと決定したとき（当該請求の一部について応じないことと決定したときを含む。）は、その理由を書面等により通知しなければならない。

４　共済会は、法第８２条の規定により保有個人情報の一部を開示する旨又は開示しない旨の決定をする場合において、当該決定により開示しない部分についてその理由がなくなる期日をあらかじめ明示することができるときは、当該決定の内容を通知する書面等に当該期日を記載するなど当該請求者に対する通知を行わなければなければならない。

５　共済会は、やむを得ない理由により、前各項の期間内に可否の決定を行えないときは、請求書を受理した日の翌日から起算して６０日を限度として、その期間を延長することができる。この場合において、共済会は、速やかに延長する期間及び理由を記載した書面等により当該請求者に通知しなければならない。

（決定後の手続等）

第２０条　共済会は、前条第１項の規定により開示の請求、訂正の請求、削除の請求又は利用等の中止の請求に応じることの決定を行ったときは、当該請求に応じなければならない。

２　自己情報の開示は、共済会が、書面により指定する日時及び場所において、当該請求に係る自己情報を閲覧若しくは視聴に供し、又は当該自己情報の写しを交付することによって行うものとする。この場合において、次の各号に掲げる自己情報の記録された媒体について当該各号に定める方法とする。

（１）文書、図画、写真は、閲覧又は写しの交付による。

（２）電子計算組織上の磁気テープ、磁気ディスクその他これらに類するものは、通常の事務処理の方法で出力されたものの閲覧又は写しの交付による。

（３）録音テープ、録画テープ、マイクロフィルムその他これに類するものは、その視聴による。

３　共済会は、開示の請求に係る自己情報を直接開示することにより、当該情報を汚損し、又は破損するおそれがあると認められるときその他相当の理由があるときは、当該情報に代えて、その写しにより開示することができる。

４　自己情報を閲覧し、又は視聴しようとする者は、当該自己情報を汚損し、又は破損することのないよう丁寧に取り扱わなければならない。

５　共済会は、前項の規定に違反し、又は違反するおそれがあると認められる者に対し、当該自己情報の閲覧又は視聴を中止させることができる。

６　共済会は、訂正の請求、削除の請求又は利用等の中止の請求に応じる決定を行ったときは、第三者提供を受けているものに対し、決定した内容を速やかに通知する等必要な措置をとらなければならない。

（苦情の処理）

第２１条　共済会は、この規程による共済会の個人情報の取扱いに関する苦情について、迅速かつ適切に対応しなければならない。

（費用負担）

第２２条　この規程に基づく自己情報の開示、訂正、削除及び利用等の中止に係る費用は、無料とする。

２　この規程に基づき自己情報の写しの交付を受けようとする者は、当該情報の写しの作成及び送付に要する費用の負担は、文京区情報公開規程の例による。

（他の制度との調整）

第２３条　他の法令の定める手続により、共済会に対して自己情報の開示、訂正、削除又は利用等の中止その他これらに類する請求ができる場合には、それぞれの定めるところによる。

２　この規程は、共済会が管理する施設等において会員の利用に供することを目的とする図書、資料、刊行物等については適用しない。

（委　任）

第２４条　この規程の施行に関し必要な事項は、会長が別に定める。

 

付　則

（施行期日）

１　この規程は、平成19年４月１日から施行する。ただし、次項の規定は、平成19年３月29　日から施行する。

（事前準備）

２　この規程の規定による個人情報保護制度の円滑な実施を図るため、共済会は、業務の登録その他の必要な準備を行うことができる。

（経過措置）

３　この規程施行の際、共済会が現に行っている個人情報に係る登録については、第７条第１項中「個人情報に係る業務を新たに開始するときは、あらかじめ業務ごとに次に掲げる事項」とあるのは、「現に行っている個人情報に係る業務について、次の各号に掲げる事項」と読み替えて、同条の規定を適用する。

４　前項の規定により、共済会が業務の登録をする際、既に行った、又は現に行っている当該登録に係る個人情報の収集、保管及び利用については、この規程の規定により行った収集、保管及び利用とみなす。

付　則（平成２５年３月１日理事会決定）

この規程は、平成２５年４月１日から施行する

付　則（平成２８年５月２３日理事会決定）

この規程は、平成２８年５月２３日から施行する

付　則（令和６年５月８日理事会決定）

この規程は、平成６年５月８日から施行する