一般社団法人文京区勤労者共済会処務規程

 

第１章　総　則

（目的）

第１条この規程は、一般社団法人文京区勤労者共済会（以下「共済会」という。）定款第43条の規定に基づき、共済会の組織その他事務に関し必要な事項を定めることを目的とする。

 

第２章　組織

（事務局の職員）

第２条　共済会に事務局を置く。

２　事務局に次の各号に掲げる職員を置く。

（１）事務局長

（２）事務局次長（以下「次長」という。）

（３）その他の職員

３　前項各号に定めるほか、必要に応じて主任を置くことができる。

（事務局長の職責）

第３条　事務局長は、会長の命を受けて、事務局の事務を統括し、職員を指揮監督する。

２　事務局長に事故があるとき、又は欠けたときは、次長が代理する。

３　事務局長の任免は、会長が行う。

（次長等の職責）

第４条　次長は、事務局長の命を受けて、事務局の事務をつかさどり、その他の職員の指揮監督をする。

２　主任は、上司の命を受けて、高度な事務に従事する。

３　その他の職員は、上司の命を受けて、事務に従事する。

４　次長及びその他の職員の任免は、会長が行う。

 

第３章　事案決定

（用語の定義）

第５条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

（１）決定権者　この規程に基づき、事案の決定を行う者をいう。

（２）審議　　　その職位との関係において事案について調査検討し、その事案に対する意見を決定権者に表明することをいう。

（３）審査　　　主として、法令の適用関係の適正化を図る目的で事案について調査検討し、その事案に対する意見を決定権者に表明することをいう。

（事案の決定）

第６条　事案の決定は、社員総会及び理事会で議決するものを除き、原則として会長が行うが、軽易なものについては、事務局長が行うことができるものとする。

２　前項の規定に基づき、会長又は事務局長が決定すべき事案は、概ね別表１に定めるとおりとする。

（事案決定の臨時代行等）

第７条　前条の規定により次の表の左欄に掲げる者（以下「決定権者」という。）が決定すべき事案について、その者が出張又は休暇その他の理由により不在で、至急に決定を行う必要があるときは、同表右欄に掲げる者が代わって決定することができる。

会長	副会長（代表理事）
事務局長	事務局次長

２　次の表の左欄に掲げる事案の決定に当たっては、同表中欄に掲げる者に同表右欄に掲げる審議又は審査（以下「決定関与」という。）を行わせるものとする。

会長が決定する事案	副会長、事務局長	審議 審査
事務局長が決定する事案	事務局次長	審議 審査

（事案決定の方法等）

第８条　事案の決定は、当該事案に係る決定案を記載した文書（以下「起案文書」という。）に当該事案の決定権者が押印する方法により行うものとする。

２　起案文書は、当該事案の決定権者自ら起案し、又は起案者を指定し、その者に指示を与えて起案させるものとする。

３　事務局長は、所管する事務事業の処理状況を明確にし、適宜に会長に報告しなければならない。

４　事案の決定権者の臨時代行を行った者は、その事案について速やかに決定権者に報告しなければならない。

 

第４章　文書

（文書の取扱い）

第９条　文書は、正確、迅速に取扱い、事務が円滑かつ適正に行われるように処理しなければならない。

２　文書の収受、配布、施行等に関する事務は、事務局長が総括する。

（薄　冊）

第10条　文書の取扱いに必要な薄冊として、次の各号に掲げる簿冊を備えるものとする。簿冊は、電磁的記録媒体での管理を行うことができる。

（１）文書管理台帳（別記様式第１号）

（２）現金出納簿（別記様式第２号）

（３）事業補助金支出簿（別記様式第３号）

（４）規則原簿（別記様式第４号）

（５）規程原簿（別記様式第５号）

（６）郵券整理簿（別記様式第６号）

（７）印章使用簿（別記様式第７号）

（８）その他必要な簿冊

（記号及び番号）

第11条　発議文書は文書管理台帳に記載の上、発議した年度の数字、「文勤」の頭文字、番号を記入しなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

２　文書の番号は、一連番号とし、毎年４月１日に第１号から付け始め、翌年３月31日に止める。

（収受及び配付）

第12条　共済会に到着した文書は、事務担当者において収受し、次の各号によって処理しなければならない。

（１）一般文書は、全て開封し、収受印を押し、担当者に配付しなければならない。

（２）親展文書その他開封を不適当と認める文書は、封をしたまま収受印を押し、名あて人に配付する。

（３）書留扱い（現金書留を含む。）、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書並びに特別送達文書は、開封し、収受印を押し、保管する。

（４）開封した文書に現金又は金券が添付されている場合は、収受印を押し、必要に応じてその種類及び員数を記載した上で保管する。

（５）訴訟、入札等に関する文書で収受の日時が権利の得喪に係るものは、到達日時を明記しなければならない。

（起案文書の処理）

第13条　すべての事案の処理は、文書による。

２　文書の起案は、起案用紙を用いるものとする。ただし、常例的な文書については、あらかじめ定めた様式により、軽易な文書については、文書の余白を利用して処理することができる。

３　起案文書は、文書管理台帳に所要の事項を登載し、記号及び番号を記入して、決定の手続きをとらなければならない。

４　起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする関係書類を添えなければならい。

５　外部に発する文書は、会長名を用いる。ただし、事案の軽重により事務局長名を用いることができる。

（整理、保管及び保存）

第14条　文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難の予防を完全にして、保管及び保存しなければならない。特に重要なものは、非常災害時にいつでも持出しのできるよう「非常持出」の標示を付し、あらかじめ、準備しておかなければならない。

２　次長は、当該法人に係る文書分類基準表を作成し、それによって原則としてファイリング.キャビネットに保管しなければならない。

３　事案の処理が完結した文書は、次の区分により保存しなければならい。

（１）長期保存　

（２）１0年保存

（３）５年保存

（４）３年保存

（５）１年保存

４　保存区分ごとの分類は、法令に別段の定めのあるものを除き、別表２のとおりとする。

５　文書の保存期間は、その文書が完結した日の属する年度の翌年度の４月１日から起算する。

６　保存期間を超えて保存の必要があると認めるもの、又は保存期間内であっても保存しておく必要がなくなったと認めるものについては、その保存期間を延長し、又は短縮することができる。

７　次長は、保存する文書について、文書保存票を作成しなければならない。

（廃　棄）

第15条　事務局長は、保存期間を経過した文書について、廃棄文書目録を作成し、廃棄しなければならない。この場合、廃棄文書目録は文書保存票をもって代えることができる。

（文書の公開）

第16条　文書は、会長又は事務局長の許可を得ないで他人に示し、又は謄写させてはならない。

 

第５章　印　　章

（印章の名称）

第17条　共済会の印章の名称、番号、書体、寸法、用法、ひな型及び管守者は、別表３のとおりとする。

（印章の調整）

第18条　印章の新調、改刻及び廃棄は、事務局長が会長の承認を得て取り扱う。

２　次長は、印章台帳を備え、印章の新調、改刻又は廃棄の都度又は交付された都度整理しておかなければならない。

３　印章を新調、改刻又は使用廃止する場合並びに盗難、紛失又は偽造等があったときは、会長に届け出なければならない。

４　印章を改刻したとき又は使用廃止したときは、次の各号に掲げる区分により保存しなければならない。

• 共済会印、会長印……永久
• 前号以外の印章………１0年

（印章の使用）

第19条　印章を使用するときは、印章使用簿に記入し、事務局長又は次長の承認を得なければならない。

 

第６章　補則

（委　任）

第20条　この規程に定めるもののほか、共済会の組織及び業務の執行について必要な事項は、会長が定める。

 

 

付　則（平成19年２月文京区勤労者共済会規程第４号）

この規程は、平成19年４月１日から施行する。

付　則（平成25年３月１日理事会決定）

この規程は、平成25年４月１日から施行する。

付　則（令和７年２月19日理事会決定）

この規程は、令和7年４月１日から施行する